Instrukcja obsługi i DTR: dokumenty, o które pyta kontrola

Inspektor podchodzi do prasy i zadaje jedno pytanie: gdzie jest instrukcja. Odpowiedź „gdzieś w biurze, po niemiecku” zamyka temat na niekorzyść firmy, bo maszyna użytkowana w Polsce ma mieć dokument, który zrozumie operator stojący przy niej na zmianie.

W hali mówi się „instrukcja” o dwóch różnych dokumentach

Pierwszy pochodzi od producenta i jest częścią maszyny tak samo jak osłona. Drugi pisze pracodawca i dotyczy tego, jak z tej konkretnej maszyny korzysta się na tym konkretnym stanowisku. Kontrola pyta o oba, a firmy zwykle mają jeden.

Rozdzielenie tych dokumentów rozwiązuje większość sporów o to, kto ma co przygotować. Producent opisuje maszynę, pracodawca opisuje pracę.

Tabliczka znamionowa: sześć obowiązkowych pozycji

Oznaczenia maszyny mają być widoczne, czytelne i trwałe. Zawierają co najmniej nazwę i adres producenta oraz jego upoważnionego przedstawiciela, określenie maszyny, oznakowanie CE, oznaczenie serii lub typu, numer seryjny, o ile występuje, oraz rok budowy rozumiany jako rok zakończenia procesu produkcji.

Rok budowy warto sprawdzać przy zakupie używanego sprzętu, bo bywa inny niż rok pierwszej sprzedaży. Maszyna przeznaczona do pracy w przestrzeni zagrożonej wybuchem wymaga dodatkowo specjalnego oznakowania. Jeżeli części maszyny bywają przenoszone urządzeniami podnoszącymi, na tej części umieszcza się czytelną informację o jej masie.

Instrukcja oryginalna i jej tłumaczenie

Maszyna wprowadzana do obrotu lub oddawana do użytku musi być wyposażona w instrukcje. Instrukcja sporządzona i zweryfikowana przez producenta albo jego upoważnionego przedstawiciela nosi napis „Instrukcja oryginalna”. Jeżeli oryginał nie istnieje w języku państwa, w którym maszyna będzie użytkowana, tłumaczenie dostarcza producent, jego przedstawiciel albo osoba wprowadzająca maszynę na dany obszar, a dokument opatruje napisem „Tłumaczenie instrukcji oryginalnej”.

Maszyna ma być wyposażona w instrukcję oryginalną oraz, jeżeli ma to zastosowanie, w tłumaczenie. Jeden wyjątek dotyczy instrukcji konserwacji przeznaczonej dla wyspecjalizowanego personelu producenta: ta może być napisana wyłącznie w języku, którym ten personel się posługuje.

Co producent musi zmieścić w instrukcji

Lista jest długa i obejmuje między innymi deklarację zgodności WE albo dokument przedstawiający jej treść, ogólny opis maszyny, rysunki i schematy niezbędne do użytkowania, konserwacji i naprawy, opis stanowisk pracy, opis zastosowania zgodnego z przeznaczeniem, ostrzeżenia o niedozwolonych sposobach użytkowania, instrukcje montażu i instalowania oraz specyfikacje części zamiennych mających wpływ na bezpieczeństwo.

Do tego dochodzą parametry emisji hałasu i sposób postępowania w razie wypadku lub awarii, w tym bezpiecznego odblokowania urządzenia. Treść instrukcji obejmuje opis zastosowania zgodnego z przeznaczeniem oraz możliwe do przewidzenia niewłaściwe użycie. Jak czytać te parametry przy zakupie, pokazujemy na przykładzie tego, jak wybrać sprężarkę na podstawie dokumentów.

Materiały reklamowe nie mogą obiecywać czegoś innego

Treść materiałów promocyjnych opisujących maszynę nie może zaprzeczać treści instrukcji w zakresie ochrony zdrowia i bezpieczeństwa, a dane o parametrach emisji mają być w obu dokumentach takie same.

To jeden z niewielu przepisów, które da się wykorzystać w rozmowie handlowej. Rozbieżność między folderem a instrukcją daje kupującemu argument w rozmowie, a nie sam powód do irytacji.

Instrukcje po stronie pracodawcy

Pracodawca zapewnia pracownikom dostęp do informacji, w tym pisemnych instrukcji dotyczących użytkowania maszyn. Zawierają one co najmniej informacje o warunkach użytkowania maszyn, o możliwych do przewidzenia sytuacjach nietypowych oraz o praktyce użytkowania, a mają być zrozumiałe dla pracowników, których dotyczą.

Osobno ogólne przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy nakazują udostępnić do stałego korzystania aktualne instrukcje dotyczące stosowanych procesów technologicznych, obsługi maszyn i innych urządzeń technicznych, postępowania z materiałami niebezpiecznymi oraz udzielania pierwszej pomocy. Instrukcja ma wskazywać czynności przed rozpoczęciem pracy, zasady i sposoby bezpiecznego jej wykonywania oraz czynności po zakończeniu.

DTR, czyli nazwa z praktyki, nie z przepisu

Dokumentacja techniczno-ruchowa to określenie utrwalone w warsztatach i w zapytaniach ofertowych. Przepisy o zasadniczych wymaganiach dla maszyn posługują się pojęciem instrukcji i to w niej wyliczają wszystko, co w praktyce składa się na DTR: opis, rysunki, schematy, wskazówki konserwacji i naprawy.

Przy urządzeniach transportu bliskiego pojawia się jeszcze dokumentacja składana do jednostki dozoru, obejmująca identyfikację i opis urządzenia, rysunek zestawieniowy, instrukcję eksploatacji oraz schematy. Kiedy taka dokumentacja jest potrzebna, opisujemy w tekście o tym, które maszyny podlegają dozorowi technicznemu.

Sprzęt starszy niż przepisy o oznakowaniu CE

Maszyny nabyte przed 1 stycznia 2003 roku miały zostać dostosowane do minimalnych wymagań w terminie do 1 stycznia 2006 roku. Chodzi o wymagania dotyczące elementów sterowniczych, układów zatrzymywania, osłon, oznakowań ostrzegawczych i oświetlenia stanowiska.

W praktyce oznacza to, że tokarka z lat osiemdziesiątych nie musi mieć oznakowania CE, natomiast musi spełniać te same minimalne wymagania co maszyna kupiona wczoraj. Kontrola sprawdza stan faktyczny, a nie rocznik z tabliczki. Ile takie dostosowanie kosztuje w skali parku maszyn, warto policzyć razem z resztą pozycji, o których piszemy w tekście o tym, ile naprawdę kosztuje maszyna w firmie.

Czego szuka kontrola i co przygotować wcześniej

Przy maszynie kontrola sprawdza instrukcję w zrozumiałym języku, oznaczenia na tabliczce, ślad po ostatniej kontroli lub przeglądzie oraz to, czy operator został przeszkolony. Maszyny użytkowane poza terenem zakładu muszą mieć w miejscu pracy dokument potwierdzający przeprowadzenie ostatniej kontroli.

Zrób więc jedną rzecz: przy każdej maszynie zawieś kopię instrukcji stanowiskowej i sprawdź, czy oryginał producenta leży w miejscu, o którym wie kierownik zmiany. Jak dokumentuje się przeglądy tego samego sprzętu, rozpisujemy w tekście o tym, co powinno znaleźć się w protokole z przeglądu.

Najczęstsze pytania